Ein Leitfaden zur effektiven Praxisführung

Qualitätsmanagement (QM) ist ein unverzichtbarer Bestandteil der modernen medizinischen Praxisführung. Es sorgt nicht nur für die kontinuierliche Verbesserung der Patientenversorgung, sondern stellt auch sicher, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt werden. Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Aspekte der QM-Dokumentation in Arztpraxen, deren Bedeutung für die Qualitätssicherung und praxisnahe Umsetzung.

Gesetzliche Anforderungen an das QM in Arztpraxen

In Deutschland ist Qualitätsmanagement (QM) für alle vertragsärztlichen Praxen gesetzlich vorgeschrieben. Gemäß § 135a SGB V muss ein QM-System innerhalb von drei Jahren nach Zulassung zur vertragsärztlichen Versorgung implementiert sein. Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) legt in seiner QM-Richtlinie die spezifischen Anforderungen fest, die ein QM-System in einer Praxis erfüllen muss.

Wichtig ist dabei, dass der G-BA zwar die grundlegenden Themen und Anforderungen vorgibt, die genaue Umsetzung jedoch den Praxisinhabern überlassen bleibt. Dies bedeutet, dass die Auswahl und der Aufbau des QM-Systems individuell an die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Praxis angepasst werden können.

Eine Zertifizierung, beispielsweise durch den TÜV, ist im ambulanten Bereich nicht verpflichtend und erfolgt auf freiwilliger Basis. Die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) überprüfen stichprobenartig bei ca. 2,5 % der Praxen die schriftliche QM-Dokumentation, um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.

Kernanforderungen des G-BA

Das QM in Arztpraxen zielt auf die systematische und kontinuierliche Verbesserung der Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität ab. Es umfasst wichtige Elemente wie Patienten- und Mitarbeiterorientierung, Prozessorientierung sowie Informationssicherheit und Datenschutz.

Wichtige Grundelemente sind:

• Patientenorientierung: Die Bedürfnisse der Patienten stehen im Mittelpunkt aller QM-Bemühungen.

• Mitarbeiterorientierung: Die Anforderungen und das Wohl des gesamten Praxisteams werden berücksichtigt.

• Prozessorientierung: Praxisabläufe werden systematisch geplant, durchgeführt, überwacht und verbessert.

• Kommunikation und Kooperation: Sowohl interne als auch externe Kommunikationswege und Kooperationen sind klar geregelt.

• Informationssicherheit und Datenschutz: Der Schutz sensibler Informationen ist gewährleistet; gesetzliche Vorgaben, wie die DSGVO, werden eingehalten.

Dokumentation im Qualitätsmanagement

Die QM-Dokumentation ist entscheidend für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Prozesse. Dazu gehören die Erstellung, Überprüfung und fortlaufende Aktualisierung von QM-Dokumenten wie Prozess- und Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Checklisten und Formblättern. Ein zentrales Element ist das QM-Handbuch, das die Qualitätspolitik, Verantwortlichkeiten und praxisinterne Verfahren dokumentiert.

Wichtige QM-Dokumente umfassen:

• Prozessbeschreibungen: Detaillierte Darstellungen von Praxisprozessen

• Verfahrensanweisungen: Spezifische Vorgaben für Arbeitsabläufe

• Arbeitsanweisungen: Schritt-für-Schritt-Anleitungen für einzelne Tätigkeiten

• Checklisten: Strukturierte Listen zur Überprüfung von Arbeiten oder Kriterien

• Formblätter: Standardisierte Vorlagen zur strukturierten Erfassung von Informationen

  QM-Dokumentenpyramide:

Umgang mit QM-Dokumentation in der Praxis

Der richtige Umgang mit dokumentierter Information ist für den reibungslosen Ablauf in einer Arztpraxis essenziell. QM-Dokumentation dient nicht nur der Nachvollziehbarkeit und Transparenz, sondern ist auch ein wichtiger Bestandteil der rechtlichen Absicherung und Qualitätssicherung. Dabei ist es wichtig, dass die QM-Unterlagen stets aktuell, vollständig und für alle relevanten Mitarbeiter zugänglich ist.

Ein strukturiertes Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Dokumente regelmäßig überprüft, aktualisiert und bei Bedarf archiviert werden. Insbesondere in Arztpraxen ist es von großer Bedeutung, dass alle Dokumente zentral und leicht zugänglich gespeichert werden, um bei Audits oder anderen Prüfungen schnell und effizient reagieren zu können.

Umsetzung des QM in der Praxis

Ein effektives QM-System wird in mehreren Schritten implementiert:

1. Bewusstsein und Verständnis schaffen: Definieren, was Qualität für die Praxis bedeutet und entsprechende Ziele festlegen.

2. Auswahl eines geeigneten QM-Systems: Die Wahl sollte den Bedürfnissen der Praxis entsprechen und die Anforderungen der QM-Richtlinie des G-BA erfüllen.

3. Erstellung eines QM-Handbuchs: Dokumentation der Qualitätspolitik, Prozesse und Verantwortlichkeiten.

4. Implementierung strukturierter Arbeitsabläufe: Arbeitsabläufe und Verfahren dokumentieren und klare Verantwortlichkeiten festlegen.

5. Schulung des Teams: Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Grundlagen des Qualitätsmanagements verstehen und umsetzen können.

6. Kontinuierliche Qualitätskontrolle: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung des QM-Systems.

7. Fehler- und Risikomanagement: Proaktiver Umgang mit Fehlern und Risiken zur kontinuierlichen Verbesserung.

8. Regelmäßige Evaluierung und Anpassung: Das QM-System sollte kontinuierlich an interne Abläufe, wissenschaftliche Erkenntnisse und gesetzliche Anforderungen angepasst werden.

Venen Kompetenz-Zentrum (VKZ®)

Die Deutsche Gesellschaft für Phlebologie und Lymphologie (DGPL) und der Berufsverband der Phlebologen und Lymphologen e.V. (BVPL) bieten ihren Mitgliedern mit dem Zertifikat Venen Kompetenz-Zentrum® (VKZ®) eine außergewöhnliche QM-Auszeichnung an:

Das Venen Kompetenz-Zentrum (VKZ®) ist das Qualitätsmanagement System für die moderne phlebologische Praxis. Die Basis des VKZ® bildet der G-BA QM Anforderungskatalog oder die DIN EN ISO 9001:2015.

Zusätzlich werden im Rahmen des VKZ® Zertifizierungsprogramms die Kriterien hinsichtlich qualitätsorientierter und leitlinienkonformer Diagnostik und Therapie im Fachbereich Phlebologie geprüft.

Fazit

Qualitätsmanagement ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein entscheidender Faktor für den Erfolg und die rechtliche Sicherheit einer Arztpraxis.

Durch eine sorgfältige Dokumentation und regelmäßige Überprüfung aller Prozesse kann eine hohe Qualität der Patientenversorgung sichergestellt und das Vertrauen der Patienten gestärkt werden. Eine praxisgerechte Implementierung des QM-Systems erleichtert den Praxisalltag und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung bei.

Carola Töpfer

Core Group der AGA der DGPL

Untergruppe QM Qualitätsmanagement